Gambaran Proyek
Platform berbasis web yang komprehensif untuk mendigitalisasi dan mengotomatisasi seluruh siklus hidup tugas akhir mahasiswa, mulai dari pendaftaran usulan penelitian, proses pembimbingan, hingga sidang akhir dan pengumpulan laporan final di Program Studi Teknik Informatika, Universitas Muhammadiyah Sukabumi.
Status: Production Integrasi: Terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIAK) Universitas
Tantangan
Program Studi Teknik Informatika menghadapi kompleksitas operasional yang signifikan dalam mengelola proses penelitian dan penulisan skripsi mahasiswa:
Kompleksitas Alur Kerja Multi-Tahap
- Proses sekuensial panjang dari usulan penelitian hingga sidang akhir menciptakan bottleneck administratif
- Koordinasi manual antara mahasiswa, pembimbing, penguji, dan administrator menghasilkan delay yang konsisten
- Transisi antar tahap tidak jelas menyebabkan kebingungan tentang persyaratan dan status kemajuan
- Pelacakan dokumen sulit dengan revisi berulang dan versi yang berbeda
Supervisi & Komunikasi Tidak Terstruktur
- Kartu bimbingan manual rentan hilang atau rusak, menghilangkan catatan supervisi penting
- Komunikasi tersebar melalui berbagai channel (email, WhatsApp, tatap muka) tanpa jejak digital
- Progress monitoring lemah menyulitkan pembimbing melacak kemajuan supervisi
- Tidak ada mekanisme formal untuk eskalasi masalah atau permintaan revisi
Penjadwalan & Penilaian Tidak Konsisten
- Penjadwalan sidang manual menyebabkan konflik jadwal dan penundaan
- Kriteria penilaian bervariasi antar penguji tanpa framework standar
- Perhitungan nilai manual rentan kesalahan dan inkonsistensi
- Sulit mengidentifikasi penguji yang tersedia untuk panel sidang
Manajemen Dokumen & Auditabilitas
- Dokumen fisik menciptakan masalah penyimpanan dan aksesibilitas
- Tidak ada backup digital mengancam integritas data akademik
- Jejak audit terbatas untuk kepatuhan dan evaluasi program
- Laporan final tersebar tanpa repositori terpusat
Solusi Kami
Platform digital end-to-end yang mengintegrasikan seluruh alur kerja skripsi menjadi sistem yang kohesif, transparan, dan terukur dengan otomatisasi cerdas dan standardisasi proses.
Kemampuan Utama
1. Sistem Registrasi Multi-Tahap yang Terkonfigurasi
- Empat jenis registrasi terpisah dengan periode waktu yang dapat dikonfigurasi:
- Pendaftaran Usulan Penelitian (UP)
- Pendaftaran Sidang Usulan Penelitian
- Pendaftaran Skripsi
- Pendaftaran Sidang Skripsi
- Validasi dokumen otomatis dengan checklist kelengkapan
- Status tracking real-time dengan 19+ status berbeda
- Dukungan resubmisi untuk proposal yang ditolak
- Notifikasi otomatis untuk perubahan status
2. Kartu Bimbingan Digital Inovatif
- Digitalisasi penuh kartu bimbingan tradisional
- Mahasiswa submit catatan dengan lampiran dan gambar
- Pembimbing dapat approve, reject, atau minta revisi
- Riwayat lengkap semua sesi bimbingan
- Cetak dan export ke PDF dengan format resmi
- Pelacakan disiplin kehadiran bimbingan
3. Ruang Diskusi Terintegrasi
- Channel komunikasi dedicated per hubungan pembimbingan
- Support teks, file sharing, dan preview dokumen
- Ruang diskusi terpisah untuk setiap pembimbing
- Timeline kronologis semua interaksi
- Notifikasi real-time untuk pesan baru
4. Framework Penilaian Komprehensif
- Penilaian Bimbingan UP (4 kriteria terstandar)
- Penilaian Sidang UP (9 kriteria detail)
- Penilaian Bimbingan Skripsi (4 kriteria terstandar)
- Penilaian Sidang Skripsi (21 kriteria + 4 kriteria ujian komprehensif)
- Rubrik penilaian konsisten untuk semua penguji
- Perhitungan otomatis nilai akhir
- Sistem permintaan edit nilai dengan approval workflow
5. Manajemen Penjadwalan Cerdas
- Penjadwalan otomatis sidang dengan kalender terintegrasi
- Penugasan panel penguji (ketua + 2 anggota)
- Deteksi konflik jadwal dosen
- Publikasi jadwal dengan akses multi-stakeholder
- Notifikasi pengingat otomatis
- Export jadwal dalam berbagai format
6. Penugasan Pembimbing Otomatis
- Sistem assignment pembimbing utama dan anggota
- Upload otomatis SK (Surat Keputusan) pembimbingan
- Generate surat tugas pembimbingan
- Tracking workload pembimbing
- Riwayat lengkap penugasan per mahasiswa
7. Manajemen Laporan Final Komprehensif
- Upload multi-file (hingga 16 jenis dokumen):
- Dokumen skripsi final
- Jurnal publikasi
- Slide presentasi
- Source code
- Dokumentasi teknis
- Material pendukung
- Verifikasi administrator dengan workflow approval
- Pelacakan revisi dokumen
- Repositori digital terpusat
8. Dashboard & Monitoring Real-Time
- Dashboard khusus per role pengguna
- Visualisasi progress mahasiswa
- Tracking KPI dan metrik program
- Alert untuk deadline dan milestone penting
- Laporan dan statistik komprehensif
Dampak & Hasil
Efisiensi Operasional
- Pengurangan waktu proses registrasi dari 2-3 minggu menjadi 2-3 hari
- Eliminasi 100% paperwork untuk kartu bimbingan dan administrasi
- Otomatisasi 80% tugas administratif rutin
- Akselerasi penjadwalan sidang dengan deteksi konflik otomatis
Peningkatan Kualitas Akademik
- Standardisasi penilaian dengan kriteria yang jelas dan konsisten
- Meningkatkan frekuensi bimbingan melalui kemudahan akses digital
- Transparansi penuh dalam proses evaluasi dan grading
- Jejak audit lengkap untuk akreditasi dan quality assurance
Peningkatan Pengalaman Pengguna
- Visibilitas kemajuan 24/7 untuk mahasiswa dan orangtua
- Komunikasi terstruktur antara mahasiswa dan pembimbing
- Akses terpusat ke semua dokumen dan informasi
- Pengurangan tingkat stres mahasiswa dengan proses yang jelas
Manajemen Data & Compliance
- Integritas data 100% dengan backup otomatis
- Compliance penuh dengan regulasi akademik
- Data analytics untuk continuous improvement program
- Repositori digital permanen untuk arsip institusional
Keberlanjutan & Skalabilitas
- Pengurangan konsumsi kertas sebesar 90%+
- Skalabilitas untuk handle multiple cohorts simultan
- Foundation untuk integrasi sistem kampus lebih luas
- Adaptable untuk perubahan regulasi akademik
Ruang Lingkup Proyek
Area: Ideasi, Desain, Implementasi, Testing, Deployment, Maintenance, Infrastruktur
Status: Delivered & Production Kompleksitas: Sangat Tinggi Jenis: Enterprise Web Application
Teknologi:
- Backend: CodeIgniter 3.x (PHP Framework)
- Frontend: Vue.js 2.6, Vuetify, CoreUI
- Database: MySQL
- Build Tools: Laravel Mix, Webpack
- Real-time: Pusher (notifications)
- Document Generation: mPDF, PHPWord
- Authentication: JWT, Session-based
Pemangku Kepentingan Utama
Mahasiswa (Students)
- Mendaftar usulan penelitian dan skripsi
- Submit kartu bimbingan digital
- Komunikasi dengan pembimbing via ruang diskusi
- Tracking progress real-time
- Upload dokumen dan laporan final
- View jadwal sidang dan hasil penilaian
Dosen Pembimbing (Supervisors)
- Monitor mahasiswa bimbingan
- Review dan approve kartu bimbingan
- Berikan feedback dan revisi request
- Submit penilaian bimbingan
- Akses ruang diskusi per mahasiswa
- Download dan cetak kartu bimbingan
Dosen Penguji (Examiners)
- View jadwal sidang yang ditugaskan
- Akses dokumen proposal/skripsi mahasiswa
- Submit penilaian dengan kriteria terstandar
- Berikan catatan dan rekomendasi ujian
- Request edit nilai dengan justifikasi
- Cetak berita acara sidang
Administrator/Staff Prodi
- Konfigurasi periode registrasi semua tahap
- Verifikasi dan approve pendaftaran mahasiswa
- Assign pembimbing dan penguji
- Schedule sidang dengan assignment panel
- Upload SK dan surat tugas
- Monitor progress seluruh mahasiswa
- Generate laporan dan statistik program
- Manage repositori file dan pengumuman
Committee & Program Leaders
- Oversight seluruh proses skripsi
- Akses analytics dan dashboard eksekutif
- Monitor compliance dan quality standards
- Decision support dengan data-driven insights
- Evaluate program effectiveness
Fitur Unggulan & Inovasi
1. Kartu Bimbingan Digital 3.0
Revolusi dari kartu bimbingan tradisional dengan sistem approval workflow, attachment support, dan riwayat lengkap yang printable.
2. Multi-Stage Registration Engine
Empat tipe registrasi independen dengan time-bound windows, validasi otomatis, dan status tracking granular.
3. Comprehensive Grading Framework
Framework penilaian detail dengan 38+ kriteria berbeda untuk seluruh tahapan, ensuring consistency dan fairness.
4. Integrated Discussion Rooms
Real-time collaboration space dengan file sharing dan preview, menggantikan komunikasi tersebar.
5. Smart Scheduling System
Automated scheduling dengan conflict detection dan panel assignment intelligence.
6. Request Management Workflow
Structured approval process untuk edit request nilai dengan transparency penuh.
7. Role-Based Dynamic Interface
Fine-grained RBAC dengan context-aware UI untuk 9+ user roles berbeda.
8. Academic Year Intelligence
Historical data preservation dengan filtering per semester dan tahun akademik.
9. Multi-Document Final Report System
Support hingga 16 jenis dokumen dengan version control dan verification workflow.
10. Status-Based Workflow Engine
19+ distinct status codes yang enforce proper sequence dan provide clear visibility.
Platform e-Skripsi merepresentasikan transformasi digital komprehensif dalam pengelolaan tugas akhir mahasiswa, menghadirkan efisiensi operasional, peningkatan kualitas akademik, dan pengalaman pengguna yang superior. Sistem ini menjadi foundation untuk digitalisasi proses akademik lebih luas di institusi pendidikan tinggi.